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監修林 雄次 氏
Profileシステムエンジニアとして1,000社以上の企業の業務改善に従事し、兼業を経て社労士として独立。社会保険労務士、行政書士、中小企業診断士等のビジネス系から、情報処理安全確保支援士、システム監査技術者、ITストラテジスト、kintoneアプリデザインスペシャリスト等のIT系、その他幅広い資格を130以上保有。士業事務所運営の傍らで事業会社や他の士業事務所の業務効率化等に対応している。東京都社会保険労務士会デジタル・IT化推進特別委員。
業務管理に関する負担が軽減し、それぞれの得意分野に注力できれば事業環境はもちろん、働く人のモチベーション向上にもつながります。そのためのノウハウをこのパッケージに集約しています。
業務の属人化から脱却、組織的な運営が可能に
業務改善による品質向上で、顧問先の満足度UP
約20点のツールと3つのプロジェクトの伴走支援で顧問業務の
「見える化」・「標準化」・「平準化」を実現。
顧問先の解約が増えている...
業務を行う上で、顧問先に依頼すべき手続きなどが正しく伝わっていない可能性があります。依頼ルールの統一と周知、徹底が必要です。
残業続きで職員が疲弊してしまっている...
業務の流れを明確にし進捗を全体管理することで、業務の優先順位がつけられ、余分な残業を避けることができます。
業務が属人化していてブラックボックス
事務所内の業務行程を可視化することが重要です。事務所の業務を棚卸し、誰がどの業務を担当するのか、役割を明確にしましょう。
業務量に見合った売上が上がらない...
どの業務に時間がかかって単価割れしているのか、一覧表を作成して一元管理し、ボトルネックになっている業務を洗い出しましょう。
売上が思うように伸びず、
慢性的な業務過多、残業に悩む
社会保険労務士事務所
慢性的な業務過多、残業に悩む
社会保険労務士事務所
開業前後で
業務フローの仕組みが整っていない
社会保険労務士事務所
業務フローの仕組みが整っていない
社会保険労務士事務所
職員数が増え始め、全ての顧問先に
自分の目が行き届かなくなってきた
中堅規模以上の社会保険労務士法人
自分の目が行き届かなくなってきた
中堅規模以上の社会保険労務士法人
顧客情報の一元化により、業務の属人化からの脱却、組織的な運営に
- 顧問先の状況がわからない
- 担当業務のブラックボックス化
- 依頼者とのやり取りに不安がある
- 顧客一覧表で顧客の情報を一元管理
- 事務所の状況を棚卸し、役割を明確化
- 顧客カルテで顧客ごとの詳細情報を把握
業務の徹底的な標準化と管理により、誰でも業務対応が可能に
- 1件当たりの作業に予定以上の手間と時間がかかる
- 顧問先との認識違いによるミスが多い
- 各案件がどこで止まっているのか把握しづらい
- 手続き業務フローで所内の業務工程を可視化
- 顧問先へ伝えるルールを統一化、周知の徹底
- 業務ごとの進捗管理シートで工程の可視化
工数把握による、適切な業務分担、生産性の管理が可能に
- 職員一人あたりの生産性が不明
- 顧問先の報酬と業務量のバランスが不明
- どの業務が生産性を下げているのか不明
- カレンダーへの登録で職員ごとの業務量、工数を把握
- 顧問単位での目標設定と時間単価集計で状況を把握
- 日報データ集計シートから、ボトルネックの業務を把握
- 事務所の状況の棚卸を行い、顧客情報を把握する
顧客管理プロジェクト
- 顧客へ伝えるルールを統一し、事務所の標準的な業務の流れを構築
工程管理プロジェクト
- 所内の業務量と進捗を把握し、生産性の高い事務所つくりを実現する
工数分析プロジェクト
- ①事務所の効率化課題の洗い出し
- ②顧客一覧表で顧客の情報を一元管理
- ③顧客カルテで顧客ごとの詳細情報を記入
- 【活動】
・全体の方向性確認
・事務所課題の確認
・スタッフの役割の明確化
・顧客の依頼内容、報酬、資料、回収方法、オペレーションの確認
・顧客の詳細な状況の把握 - 【使用ツール】
・オンボーディングシート
・導入時ヒアリングシート
・顧問先一覧表
・役割分担表
・顧客カルテ
- ①所内の業務工程を可視化
- ②顧客との業務工程の決定、可視化
- ③業務の進捗管理
- 【活動】
・業務の流れを明確化 ・情報収集の手段におけるルール整備
・個人情報の収集の標準化、ルール整備
・情報収集のアラートのルール整備
・手続き依頼フォーマット案内の優先順位決定
・顧客への事務所ルールの伝達
・社労士への依頼・相談内容の周知
・業務の進捗を全体共有 - 【使用ツール】
・情報収集テンプレート
・企業情報収集テンプレート
・手続き依頼フォーマット
・Q&Aシート
・資料回収アラートテンプレート
・質問シート
・お客様マニュアル
・こんなとき社労士にご相談ください（提案書）
・新規契約案件TODOリスト
・契約書
・手続き進捗管理シート
・産休育休進捗管理シート
・手続き業務フロー
・進捗管理シート
・新ルールご案内文面
- ①スケジュール登録による業務量管理
- ②生産性を上げるためのアクション実行
- 【活動】
・職員ごとの業務量、工数把握
・時間単価の集計 ・生産性目標設定
・時間がかかりすぎている業務の把握 - 【使用ツール】
・日報フォーマット
・Google カレンダー工数管理システム
商品仕様
ツール約20点、全3回の伴奏支援プロジェクト
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はやし総合支援事務所 代表
大手IT企業でシステム開発に従事。社会保険労務士と行政書士の資格を取得し、2018年に開業。開業以来、職員全員がテレワークを実施するなど、ITを駆使した効率的な事務所運営を行っている。また、中小企業診断士、情報処理安全確保支援など多数の資格を所有し、企業の業務改善も数多く手がける。
| 社名 | はやし総合支援事務所 （社会保険労務士はやし労務事務所、行政書士はやし法務事務所） 【経済産業省 認定情報処理支援機関】 |
|---|---|
| 所在地 | 〒179-0084 東京都練馬区氷川台2-3-8 |
| 代表者 | 林 雄次 【主要資格】 社会保険労務士/行政書士/中小企業診断士/宅地建物取引士社会福祉士/経営士/ファイナンシャル・プランナー（AFP）/相続診断士/心理相談員/第一種衛生管理者/防災士 【出版実績】 社労士事務所のDXマニュアル （Amazon書籍社労士部門で売上1位の実績あり） |
| 業務内容 |
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株式会社アックスコンサルティングは、
士業事務所様の経営戦略パートナーとして30年以上。
昭和63年の設立以来一貫して士業事務所とその関与先である中小企業の皆様を支援してまいりました。これからも士業の先生方と経営者の架け橋として新たな提案をつづけてまいります。
- これまで支援した士業事務所は15,000件以上
- 累計27,000件以上の顧問先紹介
- 会計事務所様向けセミナー開催数年間300回以上
